Что такое электронный трудовой договор и единая система учета трудовых договоров E-HR?

Электронный трудовой договор – трудовой договор, оформленный в электронном виде и подписанный посредством электронных подписей.

На сайте «Открытые НПА» размещен Проект Закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда». Законом предусмотрено внесение изменений и дополнений в следующие НПА:

— Трудовой кодекс РК от 23 ноября 2015 года;

— Кодекс РК от 5 июля 2014 года «Об административных правонарушениях»;

— Закон РК «О воинской службе и статусе военнослужащих» от 16 февраля 2012 года № 561-IV ЗРК;

— Закон РК «О государственном имуществе» от 1 марта 2011 года № 413-IV; Закон РК «О занятости населения» от 6 апреля 2016 года № 482-V ЗРК.

Трудовой Кодекс дополнен новой статьей 201-1 «Информационная система социально-трудовой сферы (ЕИС СТС)», которая дает определение государственной информационной системы, а так же описывает ее электронные сервисы.

Доступ к информации, содержащейся в системе, будет осуществляться безвозмездно с учетом требований законодательства Республики Казахстан о защите государственной и иной охраняемой законом тайны.

Одним из предназначений информационной системы является регистрация электронных трудовых договоров. Также, через ЕИС СТС граждане смогут направить жалобу в государственную инспекцию труда о нарушениях их трудовых прав и получения ответов на них.

Статья 33 «Порядок заключения, изменения и дополнения трудового договора» будет дополнена условием, что трудовой договор может быть заключен в форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи.

В соответствии с Проектом, в случае его принятия, работодатель становится обязан передавать в информационную систему Министерства труда информацию о заключении трудового договора, в том числе:

1. дату заключения трудового договора и его порядковый номер.

2.реквизиты сторон:

— наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, ;

— фамилию, имя, отчество работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер;

3.специальность, профессию, квалификации или должность (трудовую функцию) работника;

4.дату начала работы;

5.срок трудового договора;

6.место выполнения работы;

Данная обязанность возникает в связи с включением в пункт 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан нового подпункта:

« 2. Работодатель обязан: … 29) направлять информацию о заключенном с работником трудовом договоре, содержащую сведения предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 настоящего Кодекса, вносимые по ним изменения и дополнения, а также прекращения трудового договора и сведения о его трудовой деятельности в единую систему учета трудовых договоров в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду».

Проектом предусмотрена также отмена трудовых книжек на бумажном носителе с 1 января 2022 года. В связи с этим работодатель обязан в течение 2-х лет внести в единую систему учета трудовых договоров, сведения о всей трудовой деятельности работника с момента ее начала. Проектом вносимых изменений предусмотрено, что работодатель на основании уведомления работника обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы на период прохождения срочной воинской службы.

Система учёта предполагает 2 способа заключения трудовых договоров:

Через портал Enbek.kz.

На сайте www.enbek.kz Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан размещена Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда (www.enbek.kz), которая подробно описывает порядок заключения трудовых электронных договоров.

Если кратко описывать процесс, то он выглядит следующим образом: работодатель авторизуется на портале, автоматически запрашивается информация по соискателю, поскольку система интегрирована с государственными органами. В результате формируется личное дело, а затем подготавливается проект трудового договора. В этот шаблон могут вноситься необходимые изменения. Работник получает уведомление о сформированном трудовом договоре в личном кабинете на Egov.kz и, проверив данные, подписывает документ с помощью ЭЦП.

Интегрирование кадровых систем каждого предприятия напрямую с Единой системой учёта трудовых договоров

В настоящее время, благодаря системе учета трудовых договоров E-HR государство получит доступ к персональным данным, возможность прогнозировать высвобождение трудовых ресурсов и принимать меры по их трудоустройству.

Также, предполагается исключение рисков подделки документов, так как информацию получают через электронное Правительство, информация об образовании, медицинской справки

На мой взгляд, для работодателя и работника же имеется ряд существенных недостатков:

Необходимо предварительно сделать электронные подписи, на оформление которых потребуется время и дополнительные расходы работодателя.
Законодательством не предусмотрена возможность применения такого кадрового документа в качестве доказательства в суде или других государственных органах, при необходимости. В суде действителен только бумажный экземпляр договора с оригинальными подписями и печатью работодателя.
Отсутствие упорядоченной системы хранения таких электронных документов вынуждает систематизировать и хранить их бумажные копии, а иногда вести двойную форму ведения договоров и в бумажном и в электронном виде.
Не продуман порядок защиты персональных данных.